Cum sa planifici un team building in 9 pasi cu yes academy la munte si mare imagine 1920x1080

Cum sa planifici un team building in 9 pasi?

yesacademy Uncategorized Leave a Comment

Cum sa planifici un team building la care toți colegii să se simtă motivați, implicați și bucuroși că s-a făcut ceva pentru ei? Vezi exact întrebările și pașii după care te poți ghida.

Planificarea unui eveniment de team building poate fi coplesitor, mai ales daca nu ai mai facut unul pana acum. Am pregatit aici 9 pasi simpli pe care îi poti parcurge ca sa simplifici procesul de planificare.

Cum sa planifici un team building in 9 pasi?

  1. Stabileste-ti desfasuratorul
  2. Alege-ti echipa de organizare
  3. Defineste-ti obiectivul
  4. Întocmește lista de participanți
  5. Creează un buget detaliat
  6. Alege o data si un interval orar
  7. Alege o locație
  8. Împarte lista de logistica
  9. Întocmește agenda zilei

Fie ca este prima sau a zecea oara cand organizezi o activitate de team building pentru echipa ta, pare ca niciodata nu e indeajuns de mult timp sa planifici totul asa cum ai vrea.

Acum sa recunoaștem, sa planifici o activitate interesanta de unul singur care sa decurga lin si de care toata lumea sa se bucure – pe langa responsabilitatile de zi cu zi – poate fi imposibil.

Daca te simti total coplesit de toate detaliile pe care ar trebui sa le ai in vedere, poti lua legatura cu echipa noastra de experti pentru o consultatie gratuita.

Consultantii nostri au lucrat cu sute de grupuri si te pot ajuta sa gasesti cea mai buna solutie atunci cand vorbim de buget, locatie si dinamica echipei.

Dornic sa-l organizezi de unul singur? Noi respectam asta! Citeste mai departe ca sa afli chiar tu cei 9 pasi care sa te indrume spre un process de planificare mult mai usor de gestionat.

cupa elektra invest la Cum sa planifici un team building in 9 pasi la fratii jderi

Iată cei 9 pași prin care poți învăța cum sa planifici un team building:

1. Stabileste-ti desfasuratorul

Regula de aur atunci cand vrei sa organizezi un team building? Cu cat vei acorda mai mult timp pentru a te pregati, cu atat va fi mai usor.

Echipa noastra de experti in organizarea evenimentelor recomanda cel putin 4 pana la 6 săptămâni in avans pentru a planifica o activitate ce vizează mai puțin de 100 de participanți. Daca evenimentul tau este mai amplu de atât, încearcă sa te dedici de la 4 pana la 6 luni.

Odată ce ti-ai stabilit un desfășurător strict, echipa Yes Academy sugereaza crearea unei liste cu sarcini ce pot fi făcută usor in Excel, pentru a putea planifica in detaliu.

O lista ca aceasta te poate ajuta sa urmărești cand lucrurile trebuie acționate. Pentru a vizualiza mai bine desfășurătorul, poti incerca si sa transformi  lista din Excel intr-o diagrama Gantt.

2. Alege-ti echipa de organizare

Dupa cum probabil știi – sau o sa aflii – poate fi dificil ca o singura persoana sa se ocupe de intregul eveniment de team building. Sunt atâtea etape, ca ar fi aproape imposibil ca o singura persoana sa-si asume întreaga responsabilitate.

Având o echipa de partea ta care sa te ajute sa planifici, poti delega sarcinile, si sa afli usor parerea celorlalți colegi in luarea deciziilor pentru eveniment. Profita la maximum de sesiunile de brainstorming ale echipei tale, folosind resurse precum harți mintale si flip charturi!

Cu echipa alaturi ai oportunitatea sa oferi cuiva sansa sa preia frâiele atunci cand volumul de munca este prea mare sau cand vei fi plecat din birou pe timpul procesului de planificare.

Nu esti sigur cum sa-ti formezi echipa mult visata? Poti incepe prin a colabora cu colegii de muncă, cerandu-le ajutorul printr-un email simplu si prietenos ca cel de mai jos:

“Subiect: Ajutor! Planificare Eveniment Team building

Buna tuturor,

Dupa cum prea bine stiti, am fost ales de curand sa ma ocup de organizarea evenimentului de team building pentru departamentul nostru si am nevoie de ajutorul vostru !

Pana vineri daca sunteti dispusi sa ma ajutati cu cateva detalii organizatorice precum:

  • Alegerea unei teme pentru activitatățile de team builiding
  • Rezervarea unei locații
  • Crearea unui desfășurător pentru ziua evenimentului

Mulțumesc! “

Cum îți putem fi de folos?

cum sa te organizezi la team building cu yes academy imagine flow team 2022 vestra imagine 800x600

3. Defineste-ti obiectivul

Avand un obiectiv sau un scop bine definit pentru activitățile de team building, poți garanta ca va fi distractiv si in același timp si eficace. Dar daca seful tau nu a specificat exact care este scopul evenimentului de team building atunci, poate nu ai sti de unde sa începi.

Iată 5 întrebări ce te ajută să înveți cum sa planifici un team building.

Cele 5 intrebari cheie – sunt un bun punct de start care sa te ajute sa-ti stabilesti obiectivul. Astfel, raspunde cat mai detaliat întrebărilor de tipul “Cine? Ce? Unde? De ce? Cand?”. De exemplu, ai aici câteva răspunsuri pentru întrebările de mai sus :

  • Cine?: Echipa de vânzări formata din 45 de persoane
  • Ce?: Activitate distractive cu un grad mic de dificultate
  • Unde?: Valea Prahovei, Bran
  • De ce?: Eveniment de recunoștința pentru primul trimestru
  • Cand?: August

Pune totul cap la cap si ai un obiectiv bine definit pentru activitățile de team building : Vrem sa ne răsplătim cei 45 de colegi ai echipei de vânzări pentru primul trimestru de succes printr-o activitate amuzanta in luna August la Bran

4. Întocmește lista de participanți

Câteodată, stabilirea unei liste de participanți va fi la fel de simplu de făcut precum număratul angajaților dintr-un anumit departament, cum am avut exemplul de mai sus: „echipa de vânzări de 45 de oameni”. In alte situații, sa decizi cine va participa la o activitate de acest fel poate cere ceva mai mult efort.

Daca ești nesigur, in ceea ce privește cine va participa la team building, aici sunt trei tipuri de întrebări importante pe care ar trebui sa ti le pui când creezi lista de participanți:

  • Este acesta un eveniment obligatoriu? sau Se poate înscrie oricine să participe?
  • Care este numărul maxim de participanți pe care bugetul si locația ni-l permit?
  • Va participa vreo persoana cu dizabilități la eveniment? Vor fi invitați si cei care lucrează remote?

Bazându-te pe răspunsurile de la aceste întrebări, ar trebui sa-ti formezi o idee cu privire la cine va participa.

Sunt câteva întrebări esențiale ce îți vor arăta cum sa planifici un team building într-un timp scurt și cu impact.

5. Creează un buget detaliat

Cea mai buna metoda in realizarea unui buget realistic este sa vorbești cu managerul tău. Întreabă de cați bani dispune pentru eveniment si care sunt așteptările pentru acest buget.

Daca managerul nu are un număr clar pentru tine, întreabă despre evenimentele anterioare pentru a-ti face o idee. De acolo, iti poti alinia costurile cu evenimente anterioare.

Încearcă sa mentii un buget fezabil, dar lasa loc si de situațiile neașteptate pentru cheltuielile extra care ar putea apărea. Echipa noastră sugerează sa urmărești următoarele elemente cheie pentru stabilirea bugetului:

  • Transport si parcare
  • Rezervarea spațiului de eveniment si aprobările necesare
  • Facilitatorii activităților
  • Catering – mancare si bautura
  • Asigurare

Poti planifica costurile si sa le tii socoteala printr-un tabel pentru buget, creat in Excel și ai să vezi cum planificarea pentru team building va fi „floare la ureche”.

6. Alege o data si un interval orar

Sa stabilești cand va avea loc evenimentul cu exactitate poate parea usor la început, dar vrei sa te asiguri ca vei lua in calcul si persoanele cu o agenda mai încărcata inainte de a defini ultimele detalii.

De exemplu, daca ai invitati cheie, precum actionarii care trebuie sa participe la eveniment, vei vrea sa te asiguri ca acele persoane sunt disponibile înainte sa stabilesti data evenimentuluiu.

Luând in calcul tipul de activitate pe care o alegi, este posibil sa poti desfasura evenimentul in cateva ore sau cateva zile pentru a se potrivi cu programul mai multor persoane.

De asemenea, este important sa iei in calcul sezonul si vremea. Sa spunem ca, echipa ta este focusata sa faca o activitate in aer liber.

Atunci va fi important pentru tine sa alegi o perioada a anului pentru care in mod normal, vremea este buna.

Echipa Yes Academy este aici dacă ai nevoie de ajutor.

locatie team building fratii jderi cu yes academy imagine 800x600

7. Alege o locație

Locul de intalnire sau locatia evenimentului este elementul cheie, care ar putea sa faca activitatea de team building sa strălucească, sau nu. Cu alte cuvinte, totul sau nimic.

De exemplu, o sa vrei sa eviti locatiile care nu pot gazdui grupul de oameni sau care pur si simplu, nu se adaptează pentru desfasurarea activitatii. Vei vrea de asemenea, sa gasesti un loc nu prea departe, pentru a evita costurile de transport si a câștiga timp.

Următoarele intrebari ar putea sa te ajute in gasirea unei locații cat mai potrivite:

  • O sa găzduiești o activitate in aer liber sau poate fi desfășurata si înăuntrul unui spatiu amenajat?
  • Cati participanți poate primi locația?
  • Sunt necesare resurse extra precum: accesul la internet sau echipament audio/video?
  • Ai nevoie de o aprobare speciala sau aprobare pentru spatiul verde?
  • Exista parcare disponibila, fie pentru mașinile personale ale angajaților sau pentru un autobuz închiriat de companie?
  • Este vremea un factor pe care trebuie sa-l iei in calcul?

Daca vei lua in considerare, întrebările de mai sus, sigur vei găsi locația ideala activității tale.

Ți-am pregătit o listă detaliată cu mai multe recomandări de locții.

8. Împarte lista de logistica

Dupa ce elementele de baza au fost decise, te poti concentra pe micile lucruri logistice ce completează evenimentul. Alcătuind o lista detaliata prin care sa verifici ce deja este rezolvat si ce nu, poti sa previi ca lucrurile sa nu o ia razna.

Iata aici cateva lucruri pe care le poti lua in calcul cand vine vorba de logistica:

  • Transport – Se va ocupa compania de transport sau fiecare participant va fi responsabil pentru a ajunge la eveniment?
  • Mancare & Bautura – Va oferi compania mancare si bautura pe durata evenimentului de team building?
  • Responsabilitate – Vor trebui participanții sa semneze formulare pentru asumarea propriei răspunderi?
  • Cazare  – Vor trebui participanții sa se cazeze pentru seara respectiva?
  • Ce e de adus – ce trebuie sa stie participantii inainte de eveniment? De exemplu, ar trebui sa aduca cu ei haine pentru o vreme ploioasa, activități outdoor, activități indoor, activități pentru plajă, activități pentru munte?
  • Circumstanțe speciale – Ce aranjamente trebuie luate in calcul pentru angajații cu dizabilități sau cu alte probleme de sănătate?
organizare team building echipa si planificare cu yes academy imagine 800x600

9. Întocmește agenda zilei

Echipa ta mai mult ca sigur va vrea sa stie programul pentru activitatea de team building din ziua respectiva. Agenda zilei te poate ajuta sa planifici si sa comunici usor cu colegii tai in legatura cu ce o sa se intample pe durata evenimentului.

Un desfășurător ar trebui sa evidențieze tot ce vor face angajatii pe parcursul zilei, incepand cu sosirea acestora la locatie, orele de plecare, durata activitatii si pana la locurile de intalnire, daca acestea se aplica.

Echipa noastra recomanda distribuirea desfășurătorului catre participanți cu cateva saptamani in avans, cu mentiunea ca poate suferi mici schimbări. Nu numai ca participantii is vor crea in mod automat așteptările in legatura cu activitatea de team building si vor fi pregatiti. Dar in acelasi timp ii va tine in suspans pana in ziua evenimentului.

Cum sa planifici un team building in 9 pasi?

  1. Stabileste-ti desfasuratorul
  2. Alege-ti echipa de organizare
  3. Defineste-ti obiectivul
  4. Întocmește lista de participanți
  5. Creează un buget detaliat
  6. Alege o data si un interval orar
  7. Alege o locație
  8. Împarte lista de logistica
  9. Întocmește agenda zilei

Si iata, acum ai cei 9 pasi care sa te ajute sa-ti creezi evenimentul tau de team building asa cum ti l-ai imaginat, dar acum si planificat. Speram ca aceste sfaturi o sa te ajute, si daca cumva am omis detalii care se găsesc pe lista ta, nu ezita sa ne contactezi ! 😊

Pe pagina de facebook și instagram avem poze și lucruri care te-ar putea interesa.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *